Plaatsbeschrijving: wat het is, intrek en vertrek

Een plaatsbeschrijving is het schriftelijke verslag van de staat van een huurwoning bij intrek of vertrek, in België ook staat van het goed of état des lieux genoemd. Het document beschrijft ruimtes, afwerking, bestaande schade en vaak sleutels en meterstanden, meestal samen met foto's. Verhuurder en huurder dateren en tekenen het. Zo ligt bij het einde van de huur vast wat al aanwezig was en wat nieuw is. De FOD Financiën omschrijft het in het woordenboek van MyRent als een omstandige schriftelijke vaststelling van de feitelijke staat van de woning en haar uitrusting bij de aanvang van de huur.

Intrek en vertrek

Bij intrek, ook ingaande plaatsbeschrijving genoemd, legt u de staat vast aan het begin van de huur. In Vlaanderen gebeurt dat terwijl de woning nog onbewoond is, of ten laatste tijdens de eerste maand. Het verslag wordt bij de huurovereenkomst gevoegd. Het bewijst welke gebreken er al waren. De huurder moet het goed later in dezelfde staat teruggeven, slijtage door normaal gebruik buiten beschouwing gelaten, en is niet aansprakelijk voor wat al in het verslag stond.

Bij vertrek maakt u, als een partij daarom vraagt, een uitgaande plaatsbeschrijving. In Vlaanderen gebeurt dat op tegenspraak en voor gezamenlijke rekening, uiterlijk op het moment dat de sleutels worden teruggegeven en aanvaard. U loopt dezelfde ruimtes af en vergelijkt met de ingaande opname. Zonder ingaand verslag gaat de redenering in het voordeel van de huurder: de verhuurder moet schade dan alsnog zelf bewijzen. Een goede intrek maakt de vertrekronde daarom korter en rustiger.

Wat erin hoort

Een plaatsbeschrijving is pas bruikbaar als iemand die er niet bij was de staat kan nalezen. Begin met het adres, de partijen, de datum en of het om intrek of vertrek gaat. Kies ook de regio. In ZitaDescribe bepaalt die keuze welke wettelijke teksten in het verslag komen: Vlaanderen, Brussel of Wallonië.

Daarna volgt het goed ruimte per ruimte. Per kamer beschrijft u wat u ziet: wanden, vloer en plafond, schrijnwerk, sanitair, keuken, en schade die er al is. Een foto hoort bij die ruimte, niet in een aparte map zonder bijschrift. Sleutels en meterstanden komen apart, omdat die bij vertrek cijfermatig vergeleken worden. Opmerkingen die u ter plaatse inspreekt, horen in de tekst van die kamer. Beide partijen tekenen. Een reeks foto's zonder beschrijving is een geheugensteun, geen plaatsbeschrijving.

Wie stelt ze op?

Huurder en verhuurder kunnen het verslag zelf opmaken. Ze kunnen ook samen een deskundige aanduiden, bijvoorbeeld een landmeter of een architect. In Vlaanderen dragen ze de kost van die deskundige elk voor de helft wanneer ze die keuze maken. Een notaris is niet verplicht. Kantoren die het huurdossier begeleiden, immokantoren die de verhuur doen, en plaatsbeschrijvers die voor rekening van de partijen rondgaan, gebruiken hetzelfde type verslag.

Wie welke werkwijze in ZitaDescribe volgt, staat per partij op de pagina per doelgroep. De tool is dezelfde. De klemtoon verschilt: portefeuille voor een immokantoor, ondertekening voor een notariskantoor, opname ter plaatse voor een landmeter, schade en vervolgbezoek voor een architect.

Vlaanderen, Brussel en Wallonië

Een plaatsbeschrijving is een Belgisch begrip, maar de huurregels zijn gewestelijk. Onderstaande feiten over timing en gedeelde kost gaan over woninghuur in Vlaanderen, zoals de Vlaamse overheid ze uitlegt. Brussel en Wallonië hebben een eigen ordonnantie of decreet. Neem die tekst erbij voor een goed in dat gewest. Dit overzicht is geen juridisch advies.

• Vlaanderen.be, woninghuurovereenkomst sluiten: gedetailleerde plaatsbeschrijving, samen op te stellen, dateren en tekenen, ten laatste in de eerste maand. Partijen mogen een deskundige aanduiden. De kost daarvan wordt gedeeld.
• Huisvesting Brussels: huisvesting en huur in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. De staat van het goed, in het Frans état des lieux, volgt de Brusselse huurregels.
• Logement Wallonie: logement en bail in Wallonië. Ook daar hoort een état des lieux bij een woninghuur, volgens het Waalse kader.
• MyRent bij de FOD Financiën: het huurcontract en de plaatsbeschrijving laten registreren. Voor woninghuur is die registratie in de regel gratis wanneer het verslag bij het contract hoort.

Wat een plaatsbeschrijving niet is

Het verslag is geen schatting van de huurprijs en geen waardebepaling van het pand. Het is ook geen opmetingsplan: een landmeter kan de staat beschrijven, maar de plaatsbeschrijving vervangt geen plan met oppervlaktes. En het is geen vonnis over wie schade moet betalen. Het legt vast wat zichtbaar was op de dag van de opname. Wat daarna hersteld of vergoed wordt, volgt uit het contract en, als partijen er niet uitkomen, uit het gewestelijke huurrecht of een uitspraak. ZitaDescribe helpt om die vaststelling volledig en leesbaar te maken. Het beslist niet in de plaats van de partijen.

Voorbeeld van de opbouw

Een verslag dat partijen later nog kunnen lezen, heeft altijd dezelfde ruggegraat. U hoeft geen model van een klant over te nemen. Deze volgorde volstaat:

1. Adres, type pand, partijen, datum, regio, intrek of vertrek.
2. Ruimtes in een vaste volgorde, bijvoorbeeld inkom, leefruimte, keuken, badkamer, slaapkamers, berging.
3. Per ruimte een feitelijke beschrijving en de foto's die daarbij horen.
4. Sleutels, meterstanden en andere tellingen.
5. Datum en handtekening van verhuurder en huurder.

ZitaDescribe zet foto, ingesproken opmerking en die volgorde in één inspectie. Het AI-rapport schrijft de tekst per ruimte. U leest na en exporteert de PDF. Hoe die stappen in de app lopen, staat in de handleiding. Wie een tool zoekt die dat doet, eerder dan de juridische achtergrond, leest verder op de pagina over de plaatsbeschrijvingstool.