Gebruikershandleiding ZitaDescribe

1. Inleiding

ZitaDescribe is een tool voor plaatsbeschrijvingen. Je legt als inspecteur het pand vast (foto's, spraakopnames, notities, meterstanden), de AI schrijft per ruimte de tekst van het verslag, ZitaDescribe maakt er een PDF van en verhuurder en huurder ondertekenen digitaal. Daarna kun je de plaatsbeschrijving registreren bij FOD Financiën.

App of web?

Voorbereiding en afhandeling doe je eenvoudig van achter je computer. Ter plaatse gebruik je de gsm of tablet. App en web delen hetzelfde account en dezelfde gegevens: wat je op het ene doet, zie je meteen op het andere.

Navigatie

• App (tabs onderaan): Inspecties · Eigendommen · Opvolging · Kalender · Profiel
• Web (menu links): Dashboard · Opvolging · Kalender · Contacten · Panden · Profiel · Instellingen (Bedrijf, Team, Huisstijl, Abonnement, Doorverwijzen & verdienen)

Woordenlijst

2. Registreren en aanmelden

2.1 Account aanmaken

1. Open de app of ga naar de webversie en kies Registreren.
2. Kies bij Type account:
   • Particulier: je maakt plaatsbeschrijvingen voor jezelf (bv. als verhuurder).
   • Professioneel: je werkt als bedrijf (vastgoedkantoor, landmeter, expert, ...).
3. Vul in:
   • Voornaam, Achternaam
   • E-mail
   • Telefoonnummer (verplicht)
   • Wachtwoord en Wachtwoord bevestigen. Het wachtwoord moet lang genoeg zijn en een mix bevatten van hoofdletters, cijfers en/of symbolen.
4. Enkel bij Professioneel: vul ook Bedrijfsnaam, Btw-nummer, Facturatie-e-mail (optioneel) en het adres in (Straat, Nr., Postcode, Stad, Land).
5. Klik op Account aanmaken.

Kreeg je een doorverwijslink van een collega? Open die link om te registreren, de doorverwijzing wordt dan automatisch gekoppeld.

Je kunt ook inloggen of een account aanmaken via Google of je Microsoft-account. Werk je als bedrijf, vul de bedrijfsgegevens dan nog aan bij de instellingen van je account.

2.2 E-mailadres verifiëren

1. Je ontvangt een e-mail met een code van 6 cijfers.
2. Vul de code in op het scherm Verifieer uw e-mail en klik op Verifiëren.
3. Geen mail ontvangen? Kijk in je spamfolder of klik op Code opnieuw verzenden.
4. Daarna meld je je aan met je e-mail en wachtwoord.

2.3 Aanmelden

• Vul E-mail en Wachtwoord in en klik op Aanmelden.
• Of kies Doorgaan met Google of Doorgaan met Microsoft.
• Meld je je voor het eerst aan met Google of Microsoft op het web, dan vraagt ZitaDescribe je om je profiel te vervolledigen (Vervolledig je profiel): telefoonnummer, particulier of professioneel, en eventueel je bedrijfsgegevens. Klik op Doorgaan.

2.4 Wachtwoord vergeten

1. Klik op het aanmeldscherm op Wachtwoord vergeten?
2. Vul je e-mailadres in en klik op Resetcode verzenden.
3. Vul de code van 6 cijfers uit de e-mail in.
4. Kies een nieuw wachtwoord en klik op Wachtwoord resetten. Meld je daarna opnieuw aan.

2.5 Uitnodiging van een collega aanvaarden

Heeft je bedrijf je uitgenodigd, dan ontvang je een e-mail.

1. Klik op de link in de e-mail.
2. Meld je aan (of registreer) met hetzelfde e-mailadres waarop de uitnodiging binnenkwam.
3. Je ziet Word lid van [bedrijfsnaam]. Klik op Uitnodiging aanvaarden.

Je werkt nu binnen het abonnement en de huisstijl van dat bedrijf.

2.6 Abonnement kiezen

Je eerste inspectie is gratis (proefperiode). Daarna heb je een abonnement nodig.

1. Ga op het web naar Abonnement (Plannen & facturatie). In de app tik je op Profiel > Abonnement; dit opent de webversie.
2. Kies een plan: Starter, Professional of Business. Wat elk plan inhoudt en kost, staat op de prijzenpagina.
3. Je kunt plaatsbeschrijvingen ook los aankopen, per gebruik en enkel per veelvoud van 5.
4. Betaal via het beveiligde betaalscherm (Stripe).
5. Facturen, betaalmethode of opzeggen beheer je via Beheer facturatie (web) of Abonnement beheren (app).

2.7 Van particulier naar zakelijk account

In de app: Profiel > Upgraden naar zakelijk account. Vul bedrijfsnaam, btw-nummer en adres in. Zo krijg je facturen op naam van je bedrijf (met correcte btw) en kun je teamleden toevoegen.

3. Bedrijfsprofiel beheren

Het bedrijfsprofiel bepaalt wat er op je verslagen en facturen staat. Alleen de Eigenaar en Admins van het bedrijf kunnen dit wijzigen.

3.1 Bedrijfsgegevens

• App: Profiel > Bedrijf
• Web: Instellingen > Bedrijf (Bedrijfsgegevens)

Pas aan:

• Bedrijfsnaam
• Btw-nummer
• Facturatie-e-mail
• Facturatieadres (straat, nummer, postcode, stad, land)
• Op het web ook: e-mail, telefoon en Website van het bedrijf

Klik op Opslaan.

3.2 PDF-instellingen: inleidingen en algemene bepalingen (web)

Op de bedrijfspagina op het web vind je PDF-instellingen.

• Inleidingen: de standaard inleidende tekst bovenaan het verslag, apart voor ingaande en uitgaande inspecties.
• Algemene bepalingen: de juridische tekst achteraan het verslag. Je kunt die per regio (Vlaanderen, Brussel, Wallonië) instellen, omdat de regels per gewest verschillen.

In de app opent de knop voor inleidingen automatisch de webversie. Per inspectie kun je de algemene bepalingen ook nog aanpassen (zie stap 2 in hoofdstuk 4).

3.3 Huisstijl (Business-abonnement)

• App: Profiel > Huisstijl
• Web: Instellingen > Huisstijl

1. Zet Eigen huisstijl gebruiken aan.
2. Vul Merknaam en Website in.
3. Upload een Voorpagina-logo en eventueel een Footer-logo (optioneel).
4. Kies de kleuren: Primair (titels, koppen) en Accent (hoogtepunten).
5. Sla op. Nieuwe PDF's gebruiken voortaan je huisstijl.

Zie je Business-abonnement vereist? Dan moet je eerst upgraden.

3.4 Team beheren (Professional of Business)

• App: Profiel > Team
• Web: Instellingen > Team

Rollen:

Iemand uitnodigen:

1. Klik op Teamlid uitnodigen.
2. Vul het e-mailadres in, kies een rol en klik op Uitnodigen.
3. De uitnodiging verschijnt onder Openstaande uitnodigingen tot ze aanvaard is. Met Intrekken annuleer je ze.

3.5 Facturatie en credits

• Abonnement > Beheer facturatie: facturen downloaden, betaalmethode wijzigen, plan wijzigen of opzeggen.
• Tabblad FOD-credits: credits kopen om plaatsbeschrijvingen bij FOD Financiën in te dienen (zie hoofdstuk 5).

3.6 Andere bedrijfsinstellingen

• Sjablonen: standaardindelingen van ruimtes per type pand, zodat je sneller start.
• Herstelprijslijst (app: Profiel > instellingen): standaardprijzen voor herstellingen, handig bij uitgaande inspecties.
• Doorverwijzen & verdienen: vraag je code of link op en verdien credits. Zie hoofdstuk 6.

4. Een plaatsbeschrijving uitvoeren, stap voor stap

Het proces ziet er in grote lijnen als volgt uit:

1. 1Inspectie aanmakenBasisinformatie invullen, zoals soort inspectie, adres, partijen en datum.
2. 2Plaatsbeschrijving uitvoerenBeschrijf elke kamer en voeg foto's, notities en de meterstanden toe.
3. 3Controleer en verzend voor ondertekenenLees het verslag na, maak de PDF en stuur die ter ondertekening.
4. 4Deponeer bij FOD Financiën (optioneel)

Nu gaan we in detail de stappen overlopen:

Stap 1: Nieuwe inspectie aanmaken

• App: tab Inspecties, tik op de +-knop.
• Web: Dashboard > Nieuwe inspectie.
• Via een pand: open het pand onder Eigendommen (app) of Panden (web) en kies Nieuwe inspectie plannen. Adres en partijen worden dan al ingevuld.

Stap 2: Algemene info invullen

1. Soort inspectie: Verhuur, Werf of Algemene inspectie. Voor een plaatsbeschrijving kies je Verhuur.
2. Inspectie type: Ingaande inspectie of Uitgaande inspectie.
   • Bij een uitgaande inspectie kun je de vroegere ingaande inspectie koppelen (Gekoppelde inspectie). Zo kun je beide vergelijken.
3. Adres: straat, nummer, postcode, stad, land.
4. Regio: Vlaanderen, Brussel of Wallonië. Dit bepaalt de wettelijke teksten in het verslag.
5. Type pand (appartement, rijwoning, ...) en eventueel een sjabloon, zodat de standaardruimtes al klaarstaan.
6. Inspectiedatum & Tijd.
7. Gemeubeld: zet aan als het pand gemeubeld verhuurd wordt.
8. Partijen:
   • Inspecteur(s): jij en eventuele collega's.
   • Verhuurder(s) en Huurder(s): vul minstens naam en e-mailadres in. Het e-mailadres is nodig om digitaal te laten ondertekenen. Bestaande contacten kun je uit je lijst kiezen.
9. Opties:
   • Alleen rapport (geen ondertekening): als er niemand moet tekenen.
   • Bezwaar door verhuurder/huurder toestaan: partijen mogen bij het tekenen een bezwaar indienen.
10. Optioneel: Weersomstandigheden, Algemene Notities en aangepaste Algemene bepalingen voor deze inspectie.
11. Klik op Aanmaken of Opslaan. ZitaDescribe bewaart tussentijds automatisch (Concept opgeslagen).

Stap 3: Kamers vastleggen

1. Klik op Kamer Toevoegen. Kies een standaardruimte of maak een Eigen ruimte aan.
2. Per ruimte:
   • Foto's: neem foto's met de Camera of kies uit de Galerij. Fotografeer vloer, muren, plafond, ramen, deuren en toestellen.
   • Spraakopname: tik op Opnemen en beschrijf wat je ziet, alsof je het dicteert. De AI zet dit om naar tekst (Transcriptie).
   • Notities: typ aanvullingen of details.
   • AI Beschrijving (Professional en hoger): de AI analyseert je foto's en stelt een beschrijving voor.
3. Kies een Coverfoto (bv. de gevel). Die komt op de voorpagina van het verslag.

Stap 4: Sleutels en meterstanden

Open Sleutels & Meters.

• Sleutels: aantal sleutels per type (voordeur, brievenbus, garage, ...).
• Meterstanden: elektriciteit, gas en water. Vul de stand in, eventueel het meternummer en de EAN-code, en neem een foto van de meter als bewijs.

Stap 5: Huurschade en afrekening (enkel uitgaande inspectie)

Bij een Uitgaande inspectie vul je per ruimte in:

• Huurschade? Ja of Nee
• Overeenkomst? Zijn verhuurder en huurder akkoord?
• Schikkingsbedrag (€): het afgesproken bedrag.
• Vaststelling: korte uitleg van de schade en de afspraak. Verplicht als je een bedrag invult.

Stap 6: AI-tekst genereren en nalezen

1. App: tik op Klaar & genereren. Web: klik op Rapport openen. ZitaDescribe controleert eerst of alles ingevuld is (adres, partijen, meterstanden, ...) en toont wat ontbreekt.
2. Start de generatie (app: Genereer secties). Je ziet Bezig met genereren…. Je mag het scherm verlaten; je krijgt een melding zodra het Rapport klaar is.
3. Lees elke sectie na en pas aan waar nodig:
   • de beschrijvende tekst per ruimte
   • de Kernpunten
   • de volgorde van de foto's
   • de Inleiding
4. Kies de Rapporttaal (Nederlands, Frans, Duits of Engels). Met Extra vertalingen (Professional en hoger) maak je het verslag ook in andere talen. Die vertalingen worden als bijlage bij het oorspronkelijke rapport gevoegd, zodat elke partij een rapport heeft in de eigen taal.

Stap 7: PDF aanmaken

1. Klik op PDF aanmaken. Je ziet PDF wordt gegenereerd….
2. Controleer het resultaat met Download PDF.
3. Nog iets fout? Pas de tekst aan en maak de PDF opnieuw aan.

Stap 8: Laten ondertekenen

1. Klik op Verzend voor ondertekening.
2. Kies de Ondertekeningswijze:
   • Via telefoonscherm: iedereen tekent met de vinger of muis.
   • E-mail: de ondertekenaar krijgt een code per e-mail en bevestigt daarmee zijn identiteit (Professional en hoger). Dit geeft extra bewijskracht.
3. Teken zelf als inspecteur.
4. Vink eventueel Stuur mij de getekende PDF aan.
5. Klik op Ondertekenen en verzenden.

Elke verhuurder en huurder krijgt een e-mail met een persoonlijke link. Ze hebben geen account nodig. Zo verloopt het voor hen:

1. Link openen: scherm Plaatsbeschrijving ondertekenen.
2. Open document om de PDF na te lezen.
3. Tekenen via Onderteken op scherm of Onderteken met e-mailcode (dan eerst Stuur code naar mijn e-mail en de 6 cijfers invullen).
4. Niet akkoord? Als bezwaar toegestaan is, kan de partij Bezwaar versturen met uitleg.

Bij Alleen rapport (geen ondertekening) wordt de inspectie automatisch afgerond zodra de PDF klaar is.

Stap 9: Opvolging en afronden

Ga naar Opvolging (app en web).

• Zie wie al getekend heeft en wie nog niet.
• Stuur een herinnering: Uitnodiging opnieuw sturen (app) of Herinnering Sturen / Herinneringen versturen (web).
• Heeft iedereen getekend, dan krijgt de inspectie de status Voltooid en kun je de definitieve PDF (met handtekeningen) downloaden.
• Oude inspecties kun je archiveren (Gearchiveerd).

In de lijst met inspecties filter je op status: Gepland, Bezig, Te tekenen, Voltooid, Gearchiveerd.

Offline werken (app)

Heb je ter plaatse geen internet? Afhankelijk van je abonnement kun je in de app offline verder werken. Foto's, opnames en notities worden lokaal bewaard en automatisch gesynchroniseerd zodra je weer verbinding hebt. AI-generatie, PDF en ondertekenen vragen wel een internetverbinding.

5. Deponeren bij de overheid (FOD Financiën)

In België moet een plaatsbeschrijving (samen met het huurcontract) geregistreerd worden bij FOD Financiën. ZitaDescribe doet dit via de erkende dienst MyRent / Huurcontract Deponeren (huurcontractdeponeren.be). Je hoeft dus niet zelf in MyMinfin in te dienen.

1. 1Bedrijf koppelen aan huurcontractdeponeren.be
2. 2FOD-identiteit en eID
3. 3FOD-credits kopen
4. 4Huurcontract registreren
5. 5Plaatsbeschrijving indienen
6. 6Registratieattest

Stap 1: Bedrijf koppelen aan huurcontractdeponeren.be (eenmalig, door de eigenaar)

1. Ga naar de bedrijfsgegevens (app: Profiel > Bedrijf; web: Instellingen > Bedrijf).
2. Bij Huurcontract registreren (MyRent) klikt de eigenaar op Bedrijf koppelen aan MyRent.
3. Teamleden klikken daarna op Deelnemen aan de MyRent-organisatie van het bedrijf.

Je ziet Bedrijf gekoppeld aan MyRent als het gelukt is.

Stap 2: FOD-identiteit instellen (eenmalig, per persoon)

Ook in een gekoppeld bedrijf identificeert elk teamlid zich afzonderlijk: FOD wil per indiener weten wie indient.

Open FOD-identiteit (via Mijn FOD-identiteit koppelen of FOD-identiteit openen).

1. Kies bij Hoe je indient:
   • Vastgoedmakelaar (BIV): vul je BIV-nummer in, of
   • Particulier (rijksregisternummer): vul je Rijksregisternummer in. Dat geldt ook voor medewerkers van een bedrijf die geen vastgoedmakelaar zijn: je geeft je eigen rijksregisternummer op.
2. Vul de Naam op aangiftes in en klik op Identiteit bewaren.
3. Belgische eID (alleen bij rijksregisternummer): fotografeer de Voorkant en Achterkant van je identiteitskaart. De beelden gaan rechtstreeks naar MyRent, niet naar ZitaDescribe. Op de computer kun je kiezen voor Scannen met een andere telefoon. Vastgoedmakelaars met een BIV-nummer slaan deze stap over.
4. Aanvaard de voorwaarden (Ik aanvaard de klantenovereenkomst en de privacyverklaring) en bevestig dat je de registratiemelding doorgeeft aan verhuurder en huurder (art. 4.3).
5. Een operator keurt je profiel goed. Daarna zie je Goedgekeurd. Je kunt indienen bij FOD Financiën.

Stap 3: FOD-credits kopen

Elke indiening kost credits. Ga naar Abonnement > FOD-credits en klik op Credits kopen. Bij het indienen zie je vooraf hoeveel credits nodig zijn. Een plaatsbeschrijving bij een huurcontract dat al via ZitaDescribe is ingediend, is gratis.

Werk je in een team, dan gebruik je het Bedrijfspakket. Is het leeg, vraag dan de eigenaar om bij te vullen.

Stap 4: Huurcontract registreren

Een plaatsbeschrijving wordt altijd gekoppeld aan een geregistreerd huurcontract (via de barcode).

• Contract nog niet geregistreerd? Kies Huurcontract indienen in MyRent. Je doorloopt de registratie van het huurcontract in MyRent zonder ZitaDescribe te verlaten.
• Contract al geregistreerd? Dan heb je de barcode (of SpfRef) nodig. Kies Typ barcode of SpfRef, of Vraag klant om barcode (Kopieer vraag-klant-link en stuur die naar je klant).

Stap 5: Plaatsbeschrijving indienen

Voorwaarde: de plaatsbeschrijving is volledig ondertekend.

1. Open de inspectie. Bij het blok FOD-aangifte klik je op Indienen voortzetten.
2. Doorloop de stappen:
   • Partijen: controleer verhuurders en huurders. Een Belgische persoon heeft een geldig rijksregisternummer nodig, een vennootschap een geldig KBO-nummer. Met Kopieer partijen van het ingediende huurcontract neem je ze over. Klik op Partijgegevens opslaan.
   • Pand: controleer het adres en vink Ik bevestig dat dit Belgische adres geldig is aan.
   • Huurreferentie: koppel de barcode van het huurcontract.
   • Bevestigen: kies de FOD-taal (in Brussel: Nederlands of Frans). De Datum van ondertekening wordt automatisch overgenomen van de laatste handtekening.
3. Klik op Indienen bij FOD.

Stap 6: Status opvolgen en attest downloaden

In het blok FOD-aangifte zie je de Indieningsstatus:

Stuur het registratieattest door aan verhuurder en huurder.

Aandachtspunten

• Uitgaande plaatsbeschrijving: indienen van een UIT-plaatsbeschrijving staat voorlopig uit, tot FOD twee plaatsbeschrijvingen op één barcode aanvaardt.
• Maak je na het indienen een nieuwe PDF, dan verandert de ingediende versie bij FOD niet.
• Een dossier dat als fout gemarkeerd is, dien je niet opnieuw in.

6. Doorverwijzen

Met het doorverwijsprogramma krijgen jij en de persoon die je doorverwijst credits. Je vraagt een persoonlijke code en link op wanneer je bent ingelogd, en stuurt die door.

Je code of link opvragen

Ga in de webversie naar Instellingen > Doorverwijzen & verdienen. Daar vraag je je persoonlijke referralcode en link op. Stuur de code of de link door naar iemand die ZitaDescribe nog niet gebruikt.

Die persoon maakt met die code een account aan. Zo wordt het nieuwe account aan jou gekoppeld.

Wat je verdient

• Koopt de persoon een jaarabonnement, dan krijgen beide partijen elk 20 credits.
• Koopt de persoon een maandabonnement, dan krijgen beide partijen elk 5 credits.
• De credits zijn een jaar geldig.

Voor wie de beloning geldt

De beloning geldt alleen voor iemand die nog geen ZitaDescribe-account heeft en nog nooit een abonnement heeft gekocht. Een bestaand account of een eerdere aankoop levert geen credits op.

7. Veelgestelde vragen en problemen

Ik krijg geen verificatiecode.

Kijk in je spamfolder. Klik op Code opnieuw verzenden. Controleer of je e-mailadres juist is.

Ik kan niet kiezen voor ondertekenen via e-mail.

Dit vraagt een Professional- of Business-abonnement. Je ziet dan: "Upgrade naar Professional om een eenmalig wachtwoord via e-mail aan te bieden."

Mijn logo en kleuren staan niet op het verslag.

Eigen huisstijl vraagt een Business-abonnement. Controleer of Eigen huisstijl gebruiken aanstaat en maak de PDF opnieuw aan.

Een verhuurder of huurder heeft geen e-mail gekregen.

Controleer het e-mailadres in de inspectie. Laat de persoon in zijn spamfolder kijken. Stuur via Opvolging een herinnering (app: Uitnodiging opnieuw sturen, web: Herinnering Sturen).

Ik kan geen nieuwe inspectie starten.

Je gratis proefinspectie is gebruikt (Proefperiode gebruikt). Kies een abonnement via Abonnement.

Ik kan geen teamleden uitnodigen.

Je hebt een professioneel account met een Professional- of Business-abonnement nodig, en je moet Eigenaar of Admin zijn.

De AI-tekst klopt niet helemaal.

Pas de tekst van de sectie aan naar je voorkeur voor je de PDF maakt. Op basis van de input geeft de AI een zo goed mogelijk resultaat. Daarin kan nuance ontbreken, daarom zijn we er als mens bij om de output te verifiëren.

Ik kan niet indienen bij FOD.

Controleer of je FOD-identiteit goedgekeurd is, of je genoeg credits hebt, of de plaatsbeschrijving volledig ondertekend is en of je een barcode van het huurcontract hebt gekoppeld. Blijven er problemen? Neem contact op met support via contact@zitadescribe.com.