Voor wie
Haal het meeste uit ZitaDescribe, per doelgroep
Laatst bijgewerkt:
ZitaDescribe is één plaatsbeschrijvingstool. Een immokantoor, een notariskantoor, een landmeter en een architect gebruiken ze niet op dezelfde manier. Hieronder staat per partij waar het verslag voor dient, welke onderdelen het verschil maken, en een werkwijze die u meteen kunt volgen.
Immokantoren
Immokantoren stellen plaatsbeschrijvingen op bij bijna elke nieuwe verhuring en opnieuw wanneer een huurder vertrekt. Het verslag hoort bij het pand, niet bij een losse map foto's. Bij intrek legt het kantoor de staat van het goed vast: ruimtes, afwerking, bestaande schade, sleutels en meterstanden. Bij vertrek vergelijkt het diezelfde ruimtes met de ingaande opname, zodat een discussie over huurschade op het dossier steunt.
Wie tientallen panden beheert, verliest vooral tijd na de rondgang. Foto's zitten in een telefoon, opmerkingen in een notitieboek, en het verslag wordt 's avonds opnieuw geschreven. Een plaatsbeschrijvingstool die portefeuille en rapport koppelt, haalt die naverwerking naar de opname zelf. Het kantoor levert dan een PDF in eigen huisstijl, met dezelfde indeling bij elk pand van dat type.
Functies die voor een immokantoor het verschil maken
- Portefeuille. Elk pand houdt zijn inspecties bij. Een uitgaande plaatsbeschrijving blijft aan hetzelfde adres hangen als de ingaande.
- Ruimtes en sjablonen. Een appartement of woning start met een vaste indeling. Bij vertrek loopt u dezelfde kamers af, niet een nieuwe lege lijst.
- AI-rapport en vergelijking. Gesproken opmerkingen en foto's worden tekst per ruimte. De vorige inspectie kunt u ernaast leggen.
- Huisstijl en PDF. Logo, intro en voorwaarden van het kantoor staan op het verslag dat de partijen ontvangen.
Werkwijze
- Maak het pand eenmalig aan of open het bestaande dossier, met adres en partijen.
- Start een ingaande of uitgaande inspectie en kies de regio. Die bepaalt de wettelijke teksten in het verslag.
- Loop de ruimtes af: fotografeer, spreek schade en opmerkingen in, noteer sleutels en meterstanden.
- Laat het rapport genereren, lees het na en exporteer de PDF in de huisstijl van het kantoor.
- Laat verhuurder en huurder tekenen en bewaar het verslag bij het pand. Bij vertrek koppelt u de ingaande inspectie.
Notarissen
Een notariskantoor komt een plaatsbeschrijving vooral tegen in een verhuurdossier: bij de start van de huur of wanneer het goed wordt teruggegeven. Het verslag is dan een bijlage bij de afspraken tussen verhuurder en huurder, niet een losse fotoreportage. Partijen moeten kunnen zien wat er beschreven is, het document dateren en tekenen, en het kantoor moet kunnen aantonen wie wanneer getekend heeft.
De opname zelf gebeurt vaak door het kantoor, een medewerker of een externe plaatsbeschrijver. Wat het notariskantoor daarna nodig heeft, is een afgewerkt PDF-dossier dat bij de akte of het huurcontract past, plus een spoor van de ondertekening. Registratie van het huurcontract en de plaatsbeschrijving loopt via MyRent van de FOD Financiën. ZitaDescribe bereidt dat document voor; de neerlegging zelf blijft een stap bij de FOD.
Functies die voor een notariskantoor het verschil maken
- Ondertekenen. Partijen tekenen op het scherm of via een e-mailverzoek. Het verslag is pas rond wanneer beide handtekeningen er zijn.
- Spoor van de ondertekening. U ziet wie het document ontvangen en getekend heeft. Dat hoort bij een dossier dat later nog geraadpleegd wordt.
- FOD Financiën. Het verslag is opgemaakt om als plaatsbeschrijving geregistreerd te kunnen worden. De handleiding beschrijft de neerlegging via MyRent.
- PDF voor het dossier. Eén document met ruimtes, foto's en opmerkingen, klaar om bij het huurcontract te voegen.
Werkwijze
- Leg soort inspectie vast: ingaand bij de start van de huur, uitgaand bij de teruggave.
- Noteer partijen en adres zoals ze in het huurdossier staan, en kies de regio van het goed.
- Beschrijf elke ruimte met foto en opmerking. Laat het AI-rapport de tekst per kamer opstellen en lees die na.
- Exporteer de PDF en laat verhuurder en huurder tekenen, ter plaatse of op afstand.
- Voeg het getekende verslag bij het huurcontract en volg voor de registratie de stappen in de handleiding.
Landmeters
Een landmeter stelt een plaatsbeschrijving op ter plaatse, vaak als neutrale vaststelling tussen verhuurder en huurder of als technische opname van een gebouw. De waarde van het verslag zit in wat u gezien en gemeten hebt: staat van wanden en vloeren, sleutels, meterstanden, en de opmerking die u op dat moment inspreekt. Achteraf een verslag uit het hoofd schrijven verliest juist die precisie.
Op een werf of in een kelder is er niet altijd bereik. De opname moet dus lokaal kunnen, en pas synchroniseren wanneer u weer netwerk hebt. Het rapport mag technisch blijven: korte, feitelijke zinnen per ruimte, gekoppeld aan de foto die de opmerking staaft. ZitaDescribe is daar een opnametool, geen vervanging van een opmeting of een plan.
Functies die voor een landmeter het verschil maken
- Foto en spraak. U spreekt de opmerking in terwijl u de foto maakt. De tekst hoort bij die ruimte, niet bij een latere herinnering.
- Offline werken. De rondgang gaat door zonder stabiel netwerk. Het dossier synchroniseert wanneer de verbinding er weer is.
- Meters, sleutels en AI-tekst. Meterstanden en sleutels staan in het verslag naast de beschrijving die uit uw opname komt.
- PDF als rapport. U levert één technisch verslag af, met beeld en tekst, in plaats van een zip met losse foto's.
Werkwijze
- Maak de inspectie aan met adres, partijen en type: ingaand, uitgaand of een algemene opname.
- Werk ruimte per ruimte. Fotografeer het detail en spreek meteen de vaststelling in.
- Noteer sleutels en meterstanden voor u het pand verlaat, zolang de cijfers voor u staan.
- Laat het rapport genereren en schrap of verbeter zinnen die te los zijn voor een technische vaststelling.
- Exporteer de PDF en laat de partijen tekenen als het verslag op tegenspraak is opgemaakt.
Architecten
Een architect gebruikt een plaatsbeschrijving als bouwkundige momentopname: de staat van een gebouw voor werken, bij oplevering, of wanneer schade besproken wordt. Het verslag moet tonen wáár iets zit, niet alleen dát er een opmerking is. Foto's van een barst, een vochtplek of een beschadigde afwerking horen bij de ruimte en bij een actie: herstellen, opvolgen, of vergelijken met een eerdere rondgang.
Een tweede bezoek heeft alleen zin als u het eerste dossier opnieuw opent. Dezelfde ruimtes, nieuwe foto's, en een tekst die zegt wat veranderd is. ZitaDescribe houdt die reeks bij het pand. De AI-tekst is een concept op basis van wat u vastlegt. De bouwkundige beoordeling blijft van u: u schrapt wat te algemeen is en u voegt de bijlage toe die het dossier nodig heeft.
Functies die voor een architect het verschil maken
- Fotoanalyse. Beeld van schade wordt meegenomen in de beschrijving van de ruimte, als startpunt dat u nakijkt.
- Schade en actiepunten. U koppelt een vaststelling aan een gevolg: opvolgen, herstellen, of zo laten. Dat staat in het verslag, niet in een zijdelingse mail.
- Vergelijking met een eerdere opname. Een vervolgbezoek gebruikt dezelfde ruimtes. U ziet wat al beschreven was.
- Bijlagen. Plannen, offertes of detailfoto's kunnen bij het PDF-dossier, zonder het verslag te vervangen.
Werkwijze
- Open het pand of maak het aan, en kies het type opname: bouwkundige staat, werf of algemene inspectie.
- Fotografeer schade van dichtbij en van ver genoeg om de plek in de ruimte te zien. Spreek de vaststelling in.
- Zet actiepunten waar een gevolg nodig is, en laat het AI-rapport de lopende tekst per ruimte maken.
- Lees het concept na. Formuleer bouwkundige oordelen zelf; behoud de feitelijke beschrijving waar die klopt.
- Exporteer de PDF met bijlagen. Bij een volgend bezoek koppelt u de vorige inspectie en loopt u dezelfde ruimtes af.
Welke werkwijze past bij mij?
Probeer de werkwijze op een echt pand.
Probeer gratis