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Tirer le meilleur de ZitaDescribe, par public
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ZitaDescribe est un seul outil d'état des lieux. Une agence, une étude de notaire, un géomètre et un architecte ne l'utilisent pas de la même façon. Ci-dessous, chaque partie a le but du constat, les fonctions qui comptent, et une méthode à suivre.
Agences immobilières
Les agences établissent un état des lieux pour presque chaque nouveau bail, et à nouveau quand le locataire part. Le constat appartient au bien, pas à un dossier de photos isolées. À l'entrée, l'agence décrit les pièces, les finitions, les dégâts déjà là, les clés et les compteurs. À la sortie, elle compare ces mêmes pièces avec l'état des lieux d'entrée.
Un bureau qui gère des dizaines de biens perd du temps après la visite : photos dans le téléphone, remarques dans un carnet, rapport réécrit le soir. Un outil qui relie le portefeuille au rapport ramène cette rédaction dans la visite. L'agence remet alors un PDF à son image, avec la même répartition de pièces pour chaque bien de ce type.
Fonctions utiles pour une agence
- Portefeuille. Chaque bien garde ses inspections. L'état des lieux de sortie reste sur la même adresse que celui d'entrée.
- Pièces et modèles. Un appartement ou une maison part d'une trame fixe. À la sortie, vous reparcourez les mêmes pièces.
- Rapport IA et comparaison. Remarques parlées et photos deviennent du texte par pièce. L'inspection précédente peut être mise à côté.
- Charte et PDF. Le logo, l'introduction et les conditions du bureau figurent sur le constat remis aux parties.
Méthode
- Créez le bien une fois, ou ouvrez le dossier existant, avec adresse et parties.
- Lancez une inspection d'entrée ou de sortie et choisissez la région. Elle fixe les textes légaux du constat.
- Parcourez les pièces : photographiez, dictez dégâts et remarques, notez clés et compteurs.
- Générez le rapport, relisez-le et exportez le PDF aux couleurs de l'agence.
- Faites signer bailleur et locataire, et gardez le constat sur le bien. À la sortie, reliez l'inspection d'entrée.
Notaires
Une étude rencontre l'état des lieux surtout dans un dossier de bail : au début de la location ou quand le bien est rendu. Le constat est une annexe à ce que bailleur et locataire ont convenu. Les parties doivent voir ce qui est décrit, dater et signer, et l'étude doit pouvoir montrer qui a signé et quand.
La visite est souvent faite par l'étude, un collaborateur ou un expert externe. Ensuite, il faut un PDF fini qui entre dans le dossier, plus une trace de la signature. L'enregistrement du bail et de l'état des lieux passe par MyRent du SPF Finances. ZitaDescribe prépare ce document ; le dépôt reste une étape auprès du SPF.
Fonctions utiles pour une étude
- Signature. Les parties signent à l'écran ou depuis un e-mail. Le constat est complet quand les deux signatures sont là.
- Trace de signature. Vous voyez qui a reçu et signé le document. Cela appartient à un dossier qu'on rouvre plus tard.
- SPF Finances. Le constat est prêt à être enregistré. Le guide décrit le dépôt via MyRent.
- PDF pour le dossier. Un seul document avec pièces, photos et remarques, prêt à joindre au bail.
Méthode
- Fixez le type : entrée au début du bail, sortie à la restitution des clés.
- Encodez parties et adresse comme dans le dossier de bail, et choisissez la région du bien.
- Décrivez chaque pièce avec photo et remarque. Laissez le rapport IA proposer le texte, puis relisez.
- Exportez le PDF et faites signer bailleur et locataire, sur place ou à distance.
- Joignez le constat signé au bail et suivez le guide pour l'enregistrement.
Géomètres
Un géomètre dresse l'état des lieux sur place, souvent comme constat neutre entre bailleur et locataire ou comme relevé technique d'un bâtiment. La valeur est ce que vous avez vu : murs et sols, clés, index, et la remarque dictée à ce moment. Rédiger plus tard de mémoire perd cette précision.
Sur chantier ou en cave, le réseau manque souvent. La visite doit fonctionner en local et se synchroniser ensuite. Le rapport peut rester technique : des phrases courtes et factuelles par pièce, liées à la photo. ZitaDescribe est ici un outil de relevé, pas un remplacement d'un mesurage ou d'un plan.
Fonctions utiles pour un géomètre
- Photo et voix. Vous dictez la remarque en prenant la photo. Le texte appartient à cette pièce.
- Hors ligne. La tournée continue sans réseau stable. Le dossier se synchronise quand la connexion revient.
- Compteurs, clés et texte IA. Index et clés figurent à côté de la description issue de votre visite.
- PDF comme rapport. Vous remettez un seul rapport technique, avec image et texte, plutôt qu'une archive de photos.
Méthode
- Créez l'inspection avec adresse, parties et type : entrée, sortie ou relevé général.
- Travaillez pièce par pièce. Photographiez le détail et dictez le constat tout de suite.
- Notez clés et compteurs avant de partir, tant que les chiffres sont devant vous.
- Générez le rapport et corrigez les phrases trop vagues pour un constat technique.
- Exportez le PDF et faites signer les parties si le constat est contradictoire.
Architectes
Un architecte utilise l'état des lieux comme photo de l'état d'un bâtiment : avant travaux, à la réception, ou quand un dégât est discuté. Le constat doit montrer où se trouve le problème. La photo d'une fissure ou d'une finition abîmée appartient à la pièce et à une suite : réparer, suivre, ou comparer avec une visite antérieure.
Une deuxième visite n'a de sens que si vous rouvrez le premier dossier. Les mêmes pièces, de nouvelles photos, et un texte qui dit ce qui a changé. Le texte IA est un projet basé sur ce que vous capturez. Le jugement constructif reste le vôtre.
Fonctions utiles pour un architecte
- Analyse photo. L'image d'un dégât alimente la description de la pièce, comme point de départ à vérifier.
- Dégâts et actions. Vous liez un constat à une suite : suivre, réparer, ou laisser. Cela vit dans le rapport.
- Comparaison. Une visite de suivi reprend les mêmes pièces. Vous voyez ce qui était déjà décrit.
- Annexes. Plans, devis ou photos de détail accompagnent le PDF sans remplacer le constat.
Méthode
- Ouvrez ou créez le bien et choisissez le type de visite.
- Photographiez le dégât de près et assez loin pour situer l'endroit. Dictez le constat.
- Ajoutez des actions là où une suite est nécessaire, et laissez le rapport IA proposer le texte.
- Relisez. Rédigez vous-même les jugements ; gardez la description factuelle quand elle est juste.
- Exportez le PDF avec annexes. À la visite suivante, reliez l'inspection précédente.
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