Guide d'utilisation ZitaDescribe

1. Introduction

ZitaDescribe est un outil pour les états des lieux. En tant qu'inspecteur, vous relevez le bien (photos, notes vocales, notes, relevés de compteurs), l'IA rédige le texte du rapport pour chaque pièce, ZitaDescribe en fait un PDF et le bailleur et le locataire signent numériquement. Vous pouvez ensuite enregistrer l'état des lieux auprès du SPF Finances.

Application ou web ?

La préparation et le suivi se font simplement depuis votre ordinateur. Sur place, vous utilisez le téléphone ou la tablette. L'application et le web partagent le même compte et les mêmes données : ce que vous faites sur l'un apparaît tout de suite sur l'autre.

Navigation

• Application (onglets en bas) : Inspections · Biens · Suivi · Calendrier · Profil
• Web (menu à gauche) : Tableau de bord · Suivi · Calendrier · Contacts · Biens · Profil · Paramètres (Entreprise, Équipe, Charte graphique, Abonnement, Parrainer et gagner)

Glossaire

2. S'inscrire et se connecter

2.1 Créer un compte

1. Ouvrez l'application ou allez sur la version web et choisissez S'inscrire.
2. Sous Type de compte, choisissez :
   • Particulier : vous réalisez des états des lieux pour vous-même (par exemple en tant que bailleur).
   • Professionnel : vous travaillez comme entreprise (agence immobilière, géomètre, expert, ...).
3. Complétez :
   • Prénom, Nom
   • E-mail
   • Numéro de téléphone (obligatoire)
   • Mot de passe et Confirmer le mot de passe. Le mot de passe doit être assez long et contenir un mélange de majuscules, de chiffres et/ou de symboles.
4. Uniquement pour Professionnel : complétez aussi le Nom de l'entreprise, le Numéro de TVA, l'E-mail de facturation (facultatif) et l'adresse (Rue, N°, Code postal, Ville, Pays).
5. Cliquez sur Créer le compte.

Un collègue vous a envoyé un lien de parrainage ? Ouvrez ce lien pour vous inscrire : le parrainage est alors lié automatiquement.

Vous pouvez aussi vous connecter ou créer un compte via Google ou votre compte Microsoft. Si vous travaillez comme entreprise, complétez encore les données d'entreprise dans les paramètres de votre compte.

2.2 Vérifier l'adresse e-mail

1. Vous recevez un e-mail avec un code à 6 chiffres.
2. Saisissez le code sur l'écran Vérifiez votre e-mail et cliquez sur Vérifier.
3. Pas d'e-mail ? Regardez dans les indésirables ou cliquez sur Renvoyer le code.
4. Connectez-vous ensuite avec votre e-mail et votre mot de passe.

2.3 Se connecter

• Saisissez l'E-mail et le Mot de passe, puis cliquez sur Se connecter.
• Ou choisissez Continuer avec Google ou Continuer avec Microsoft.
• La première fois que vous vous connectez avec Google ou Microsoft sur le web, ZitaDescribe vous demande de compléter votre profil (Complétez votre profil) : numéro de téléphone, particulier ou professionnel, et éventuellement les données d'entreprise. Cliquez sur Continuer.

2.4 Mot de passe oublié

1. Sur l'écran de connexion, cliquez sur Mot de passe oublié ?
2. Saisissez votre adresse e-mail et cliquez sur Envoyer le code de réinitialisation.
3. Saisissez le code à 6 chiffres reçu par e-mail.
4. Choisissez un nouveau mot de passe et cliquez sur Réinitialiser le mot de passe. Reconnectez-vous ensuite.

2.5 Accepter l'invitation d'un collègue

Si votre entreprise vous a invité, vous recevez un e-mail.

1. Cliquez sur le lien dans l'e-mail.
2. Connectez-vous (ou inscrivez-vous) avec la même adresse e-mail que celle de l'invitation.
3. Vous voyez Rejoindre [nom de l'entreprise]. Cliquez sur Accepter l'invitation.

Vous travaillez maintenant dans l'abonnement et la charte de cette entreprise.

2.6 Choisir un abonnement

Votre première inspection est gratuite (période d'essai). Ensuite, un abonnement est nécessaire.

1. Sur le web, allez dans Abonnement (Formules et facturation). Dans l'application, touchez Profil > Abonnement ; cela ouvre la version web.
2. Choisissez une formule : Starter, Professional ou Business. Le contenu et le prix de chaque formule figurent sur la page des tarifs.
3. Vous pouvez aussi acheter des états des lieux à l'unité, à l'usage, et uniquement par multiple de 5.
4. Payez via l'écran de paiement sécurisé (Stripe).
5. Gérez les factures, le moyen de paiement ou la résiliation via Gérer la facturation (web) ou Gérer l'abonnement (application).

2.7 D'un compte particulier à un compte professionnel

Dans l'application : Profil > Passer à un compte professionnel. Complétez le nom de l'entreprise, le numéro de TVA et l'adresse. Vous recevez alors des factures au nom de votre entreprise (avec la TVA correcte) et vous pouvez ajouter des membres d'équipe.

3. Gérer le profil d'entreprise

Le profil d'entreprise détermine ce qui figure sur vos rapports et vos factures. Seuls le Propriétaire et les Admins de l'entreprise peuvent le modifier.

3.1 Données d'entreprise

• Application : Profil > Entreprise
• Web : Paramètres > Entreprise (Données d'entreprise)

Modifiez :

• Nom de l'entreprise
• Numéro de TVA
• E-mail de facturation
• Adresse de facturation (rue, numéro, code postal, ville, pays)
• Sur le web aussi : e-mail, téléphone et Site web de l'entreprise

Cliquez sur Enregistrer.

3.2 Paramètres PDF : introductions et dispositions générales (web)

Sur la page entreprise du web, vous trouvez les Paramètres PDF.

• Introductions : le texte d'introduction standard en haut du rapport, séparément pour les inspections d'entrée et de sortie.
• Dispositions générales : le texte juridique à la fin du rapport. Vous pouvez le définir par région (Flandre, Bruxelles, Wallonie), car les règles diffèrent selon la région.

Dans l'application, le bouton des introductions ouvre automatiquement la version web. Par inspection, vous pouvez encore adapter les dispositions générales (voir l'étape 2 du chapitre 4).

3.3 Charte graphique (abonnement Business)

• Application : Profil > Charte graphique
• Web : Paramètres > Charte graphique

1. Activez Utiliser votre propre charte.
2. Complétez le Nom de marque et le Site web.
3. Téléversez un Logo de couverture et éventuellement un Logo de pied de page (facultatif).
4. Choisissez les couleurs : Primaire (titres, en-têtes) et Accent (points forts).
5. Enregistrez. Les nouveaux PDF utilisent désormais votre charte.

Vous voyez Abonnement Business requis ? Vous devez d'abord passer à une formule supérieure.

3.4 Gérer l'équipe (Professional ou Business)

• Application : Profil > Équipe
• Web : Paramètres > Équipe

Rôles :

Inviter quelqu'un :

1. Cliquez sur Inviter un membre.
2. Saisissez l'adresse e-mail, choisissez un rôle et cliquez sur Inviter.
3. L'invitation apparaît sous Invitations en attente jusqu'à son acceptation. Avec Révoquer, vous l'annulez.

3.5 Facturation et crédits

• Abonnement > Gérer la facturation : télécharger les factures, modifier le moyen de paiement, changer de formule ou résilier.
• Onglet Crédits SPF : acheter des crédits pour déposer des états des lieux auprès du SPF Finances (voir chapitre 5).

3.6 Autres paramètres d'entreprise

• Modèles : dispositions standard des pièces par type de bien, pour démarrer plus vite.
• Liste de prix de réparation (application : Profil > paramètres) : prix standard des réparations, utile pour les inspections de sortie.
• Parrainer et gagner : demandez votre code ou votre lien et gagnez des crédits. Voir le chapitre 6.

4. Réaliser un état des lieux, pas à pas

Dans les grandes lignes, le processus se présente ainsi :

1. 1Créer une inspectionCompléter les informations de base, comme le type d'inspection, l'adresse, les parties et la date.
2. 2Réaliser l'état des lieuxDécrire chaque pièce et ajouter des photos, des notes et les relevés de compteurs.
3. 3Vérifier et envoyer pour signatureRelire le rapport, créer le PDF et l'envoyer pour signature.
4. 4Déposer auprès du SPF Finances (facultatif)

Passons maintenant les étapes en détail :

Étape 1 : Créer une nouvelle inspection

• Application : onglet Inspections, touchez le bouton +.
• Web : Tableau de bord > Nouvelle inspection.
• Depuis un bien : ouvrez le bien sous Biens et choisissez Planifier une nouvelle inspection. L'adresse et les parties sont alors déjà complétées.

Étape 2 : Compléter les informations générales

1. Nature de l'inspection : Location, Chantier ou Inspection générale. Pour un état des lieux, choisissez Location.
2. Type d'inspection : Inspection d'entrée ou Inspection de sortie.
   • Lors d'une inspection de sortie, vous pouvez lier l'inspection d'entrée antérieure (Inspection liée). Vous pouvez ainsi comparer les deux.
3. Adresse : rue, numéro, code postal, ville, pays.
4. Région : Flandre, Bruxelles ou Wallonie. Cela détermine les textes légaux du rapport.
5. Type de bien (appartement, maison de rangée, ...) et éventuellement un modèle, pour que les pièces standard soient déjà prêtes.
6. Date et heure de l'inspection.
7. Meublé : activez si le bien est loué meublé.
8. Parties :
   • Inspecteur(s) : vous et d'éventuels collègues.
   • Bailleur(s) et Locataire(s) : complétez au moins le nom et l'adresse e-mail. L'adresse e-mail est nécessaire pour la signature numérique. Vous pouvez choisir des contacts existants dans votre liste.
9. Options :
   • Rapport seul (sans signature) : si personne ne doit signer.
   • Autoriser une contestation du bailleur/locataire: les parties peuvent introduire une contestation au moment de signer.
10. Facultatif : Conditions météo, Notes générales et Dispositions générales adaptées pour cette inspection.
11. Cliquez sur Créer ou Enregistrer. ZitaDescribe enregistre automatiquement en cours de route (Brouillon enregistré).

Étape 3 : Relever les pièces

1. Cliquez sur Ajouter une pièce. Choisissez une pièce standard ou créez une Pièce personnalisée.
2. Par pièce :
   • Photos : prenez des photos avec la Caméra ou choisissez dans la Galerie. Photographiez sol, murs, plafond, fenêtres, portes et appareils.
   • Note vocale : touchez Enregistrer et décrivez ce que vous voyez, comme si vous le dictiez. L'IA le transforme en texte (Transcription).
   • Notes : saisissez des compléments ou des détails.
   • Description IA (Professional et plus) : l'IA analyse vos photos et propose une description.
3. Choisissez une Photo de couverture (par exemple la façade). Elle figure sur la page de garde du rapport.

Étape 4 : Clés et relevés de compteurs

Ouvrez Clés et compteurs.

• Clés : nombre de clés par type (porte d'entrée, boîte aux lettres, garage, ...).
• Relevés de compteurs : électricité, gaz et eau. Saisissez l'index, éventuellement le numéro de compteur et le code EAN, et prenez une photo du compteur comme preuve.

Étape 5 : Dégâts locatifs et décompte (inspection de sortie uniquement)

Lors d'une Inspection de sortie, vous complétez par pièce :

• Dégâts locatifs ? Oui ou Non
• Accord ? Le bailleur et le locataire sont-ils d'accord ?
• Montant de l'accord (€) : le montant convenu.
• Constat : courte explication des dégâts et de l'accord. Obligatoire si vous saisissez un montant.

Étape 6 : Générer et relire le texte IA

1. Application : touchez Terminé et générer. Web : cliquez sur Ouvrir le rapport. ZitaDescribe vérifie d'abord que tout est complété (adresse, parties, relevés de compteurs, ...) et montre ce qui manque.
2. Lancez la génération (application : Générer les sections). Vous voyez Génération en cours…. Vous pouvez quitter l'écran ; vous recevez une notification dès que le Rapport est prêt.
3. Relisez chaque section et corrigez si nécessaire :
   • le texte descriptif par pièce
   • les Points clés
   • l'ordre des photos
   • l'Introduction
4. Choisissez la Langue du rapport (néerlandais, français, allemand ou anglais). Avec Traductions supplémentaires (Professional et plus), vous produisez aussi le rapport dans d'autres langues. Ces traductions sont jointes en annexe au rapport original, afin que chaque partie ait un rapport dans sa langue.

Étape 7 : Créer le PDF

1. Cliquez sur Créer le PDF. Vous voyez Génération du PDF….
2. Vérifiez le résultat avec Télécharger le PDF.
3. Encore une erreur ? Corrigez le texte et recréez le PDF.

Étape 8 : Faire signer

1. Cliquez sur Envoyer pour signature.
2. Choisissez le Mode de signature :
   • Sur l'écran du téléphone : chacun signe du doigt ou à la souris.
   • E-mail : le signataire reçoit un code par e-mail et confirme ainsi son identité (Professional et plus). Cela donne une force probante supplémentaire.
3. Signez vous-même en tant qu'inspecteur.
4. Cochez éventuellement M'envoyer le PDF signé.
5. Cliquez sur Signer et envoyer.

Chaque bailleur et locataire reçoit un e-mail avec un lien personnel. Ils n'ont pas besoin de compte. Voici comment cela se passe pour eux :

1. Ouvrir le lien : écran Signer l'état des lieux.
2. Ouvrir le document pour relire le PDF.
3. Signer via Signer à l'écran ou Signer avec un code e-mail (d'abord Envoyer le code à mon e-mail, puis saisir les 6 chiffres).
4. Pas d'accord ? Si la contestation est autorisée, la partie peut Envoyer une contestation avec une explication.

Avec Rapport seul (sans signature), l'inspection se termine automatiquement dès que le PDF est prêt.

Étape 9 : Suivi et clôture

Allez dans Suivi (application et web).

• Voyez qui a déjà signé et qui ne l'a pas encore fait.
• Envoyez un rappel : Renvoyer l'invitation (application) ou Envoyer un rappel / Envoyer les rappels (web).
• Lorsque tout le monde a signé, l'inspection reçoit le statut Terminée et vous pouvez télécharger le PDF définitif (avec signatures).
• Vous pouvez archiver les anciennes inspections (Archivée).

Dans la liste des inspections, vous filtrez par statut : Planifiée, En cours, À signer, Terminée, Archivée.

Travailler hors ligne (application)

Pas d'internet sur place ? Selon votre abonnement, vous pouvez continuer hors ligne dans l'application. Les photos, enregistrements et notes sont conservés localement et synchronisés automatiquement dès que vous êtes de nouveau connecté. La génération IA, le PDF et la signature demandent toutefois une connexion internet.

5. Déposer auprès des autorités (SPF Finances)

En Belgique, un état des lieux (avec le contrat de location) doit être enregistré auprès du SPF Finances. ZitaDescribe le fait via le service agréé MyRent / Déposer un contrat de location (huurcontractdeponeren.be). Vous n'avez donc pas à le déposer vous-même dans MyMinfin.

1. 1Lier l'entreprise à huurcontractdeponeren.be
2. 2Identité SPF et eID
3. 3Acheter des crédits SPF
4. 4Enregistrer le contrat de location
5. 5Déposer l'état des lieux
6. 6Attestation d'enregistrement

Étape 1 : Lier l'entreprise à huurcontractdeponeren.be (une fois, par le propriétaire)

1. Allez dans les données d'entreprise (application : Profil > Entreprise ; web : Paramètres > Entreprise).
2. Sous Enregistrer le contrat de location (MyRent), le propriétaire clique sur Lier l'entreprise à MyRent.
3. Les membres de l'équipe cliquent ensuite sur Rejoindre l'organisation MyRent de l'entreprise.

Vous voyez Entreprise liée à MyRent lorsque c'est réussi.

Étape 2 : Configurer l'identité SPF (une fois, par personne)

Même dans une entreprise liée, chaque membre de l'équipe s'identifie séparément : le SPF veut savoir qui dépose chaque déclaration.

Ouvrez Identité SPF (via Lier mon identité SPF ou Ouvrir l'identité SPF).

1. Sous Comment vous déposez, choisissez :
   • Agent immobilier (IPI/BIV) : saisissez votre numéro IPI, ou
   • Particulier (numéro de registre national) : saisissez votre numéro de registre national. Cela vaut aussi pour les collaborateurs d'une entreprise qui ne sont pas agents immobiliers : vous indiquez votre propre numéro de registre national.
2. Complétez le Nom sur les déclarations et cliquez sur Enregistrer l'identité.
3. eID belge (uniquement avec un numéro de registre national) : photographiez le Recto et le Verso de votre carte d'identité. Les images vont directement vers MyRent, pas vers ZitaDescribe. Sur ordinateur, vous pouvez choisir Scanner avec un autre téléphone. Les agents immobiliers avec un numéro IPI passent cette étape.
4. Acceptez les conditions (J'accepte la convention client et la déclaration de confidentialité) et confirmez que vous transmettez l'avis d'enregistrement au bailleur et au locataire (art. 4.3).
5. Un opérateur approuve votre profil. Vous voyez ensuite Approuvé. Vous pouvez déposer auprès du SPF Finances.

Étape 3 : Acheter des crédits SPF

Chaque dépôt coûte des crédits. Allez dans Abonnement > Crédits SPF et cliquez sur Acheter des crédits. Au moment du dépôt, vous voyez à l'avance combien de crédits sont nécessaires. Un état des lieux lié à un contrat de location déjà déposé via ZitaDescribe est gratuit.

Si vous travaillez en équipe, vous utilisez le Pack entreprise. S'il est vide, demandez au propriétaire de le recharger.

Étape 4 : Enregistrer le contrat de location

Un état des lieux est toujours lié à un contrat de location enregistré (via le code-barres).

• Contrat pas encore enregistré ? Choisissez Déposer le contrat de location dans MyRent. Vous parcourez l'enregistrement du contrat dans MyRent sans quitter ZitaDescribe.
• Contrat déjà enregistré ? Vous avez alors besoin du code-barres (ou du SpfRef). Choisissez Saisir le code-barres ou le SpfRef, ou Demander le code-barres au client (Copier le lien de demande au client et envoyez-le à votre client).

Étape 5 : Déposer l'état des lieux

Condition : l'état des lieux est entièrement signé.

1. Ouvrez l'inspection. Dans le bloc Déclaration SPF, cliquez sur Poursuivre le dépôt.
2. Parcourez les étapes :
   • Parties : vérifiez bailleurs et locataires. Une personne belge a besoin d'un numéro de registre national valide, une société d'un numéro BCE (KBO) valide. Avec Copier les parties du contrat de location déposé vous les reprenez. Cliquez sur Enregistrer les données des parties.
   • Bien : vérifiez l'adresse et cochez Je confirme que cette adresse belge est valide.
   • Référence de location : liez le code-barres du contrat de location.
   • Confirmer : choisissez la Langue SPF (à Bruxelles : néerlandais ou français). La Date de signature est reprise automatiquement de la dernière signature.
3. Cliquez sur Déposer auprès du SPF.

Étape 6 : Suivre le statut et télécharger l'attestation

Dans le bloc Déclaration SPF, vous voyez le Statut de dépôt :

Transmettez l'attestation d'enregistrement au bailleur et au locataire.

Points d'attention

• État des lieux de sortie : le dépôt d'un état des lieux de sortie est temporairement désactivé, jusqu'à ce que le SPF accepte deux états des lieux sur un seul code-barres.
• Si vous créez un nouveau PDF après le dépôt, la version déposée auprès du SPF ne change pas.
• Un dossier marqué comme erreur ne doit pas être déposé à nouveau.

6. Parrainage

Avec le programme de parrainage, vous et la personne que vous parrainez recevez des crédits. Vous demandez un code et un lien personnels une fois connecté, puis vous les transmettez.

Demander votre code ou votre lien

Dans la version web, allez dans Paramètres > Parrainer et gagner. Vous y demandez votre code et votre lien de parrainage personnels. Envoyez le code ou le lien à quelqu'un qui n'utilise pas encore ZitaDescribe.

Cette personne crée un compte avec ce code. Le nouveau compte est ainsi lié à vous.

Ce que vous gagnez

• Si la personne achète un abonnement annuel, les deux parties reçoivent 20 crédits chacune.
• Si la personne achète un abonnement mensuel, les deux parties reçoivent 5 crédits chacune.
• Les crédits sont valables un an.

À qui la récompense s'applique

La récompense ne s'applique qu'à quelqu'un qui n'a pas encore de compte ZitaDescribe et qui n'a jamais acheté d'abonnement. Un compte existant ou un achat antérieur ne donne pas de crédits.

7. Questions fréquentes et problèmes

Je ne reçois pas de code de vérification.

Regardez dans les indésirables. Cliquez sur Renvoyer le code. Vérifiez que votre adresse e-mail est correcte.

Je ne peux pas choisir la signature par e-mail.

Cela demande un abonnement Professional ou Business. Vous voyez alors : « Passez à Professional pour proposer un mot de passe à usage unique par e-mail. »

Mon logo et mes couleurs ne figurent pas sur le rapport.

Une charte propre demande un abonnement Business. Vérifiez que Utiliser votre propre charte est activé et recréez le PDF.

Un bailleur ou un locataire n'a pas reçu d'e-mail.

Vérifiez l'adresse e-mail dans l'inspection. Demandez à la personne de regarder dans les indésirables. Envoyez un rappel via Suivi (application : Renvoyer l'invitation, web : Envoyer un rappel).

Je ne peux pas démarrer une nouvelle inspection.

Votre inspection d'essai gratuite a été utilisée (Période d'essai utilisée). Choisissez un abonnement via Abonnement.

Je ne peux pas inviter de membres d'équipe.

Vous avez besoin d'un compte professionnel avec un abonnement Professional ou Business, et vous devez être Propriétaire ou Admin.

Le texte de l'IA n'est pas tout à fait juste.

Adaptez le texte de la section à votre convenance avant de créer le PDF. Sur la base de la saisie, l'IA produit le meilleur résultat possible. La nuance peut manquer : c'est pourquoi une personne est là pour vérifier le résultat.

Je ne peux pas déposer auprès du SPF.

Vérifiez que votre identité SPF est approuvée, que vous avez assez de crédits, que l'état des lieux est entièrement signé et que vous avez lié un code-barres du contrat de location. Le problème persiste ? Contactez le support via contact@zitadescribe.com.