Übergabeprotokoll: was es ist, Einzug und Auszug

Ein Übergabeprotokoll ist das schriftliche Protokoll über den Zustand einer Mietwohnung bei Einzug oder Auszug. In Belgien heißt es auch plaatsbeschrijving oder état des lieux, in der Deutschsprachigen Gemeinschaft Zustandsfeststellung. Das Dokument beschreibt Räume, Ausbau, bestehende Schäden und oft Schlüssel und Zählerstände, meist zusammen mit Fotos. Vermieter und Mieter datieren und unterschreiben es. Am Ende der Miete liegt so fest, was schon da war und was neu ist. Der FÖD Finanzen beschreibt es im Wörterbuch von MyRent als eine eingehende schriftliche Feststellung des tatsächlichen Zustands der Wohnung und ihrer Ausstattung zu Beginn der Miete. Die niederländische Fassung dieser Seite ist die plaatsbeschrijving.

Einzug und Auszug

Beim Einzug, auch eingehendes Übergabeprotokoll genannt, halten Sie den Zustand zu Beginn der Miete fest. In Flandern geschieht das, solange die Wohnung noch unbewohnt ist, oder spätestens im ersten Monat. Das Protokoll wird dem Mietvertrag beigefügt. Es beweist, welche Mängel schon da waren. Der Mieter muss das Objekt später im selben Zustand zurückgeben, Abnutzung durch normalen Gebrauch ausgenommen, und haftet nicht für das, was schon im Protokoll stand.

Beim Auszug erstellen Sie, wenn eine Partei das verlangt, ein ausgehendes Übergabeprotokoll. In Flandern geschieht das kontradiktorisch und auf gemeinsame Kosten, spätestens in dem Moment, in dem die Schlüssel zurückgegeben und angenommen werden. Sie gehen dieselben Räume ab und vergleichen mit der Einzugsaufnahme. Ohne eingehendes Protokoll geht die Überlegung zugunsten des Mieters: der Vermieter muss den Schaden dann selbst beweisen. Ein gutes Einzugsprotokoll macht den Auszug deshalb kürzer und ruhiger.

Was hineingehört

Ein Übergabeprotokoll ist erst brauchbar, wenn jemand, der nicht dabei war, den Zustand nachlesen kann. Beginnen Sie mit Adresse, Parteien, Datum und ob es um Einzug oder Auszug geht. Wählen Sie auch die Region. In ZitaDescribe bestimmt diese Wahl, welche gesetzlichen Texte ins Protokoll kommen: Flandern, Brüssel oder Wallonien.

Danach folgt das Objekt Raum für Raum. Pro Zimmer beschreiben Sie, was Sie sehen: Wände, Boden und Decke, Schreinerarbeit, Sanitär, Küche und Schäden, die schon da sind. Ein Foto gehört zu diesem Raum, nicht in einen eigenen Ordner ohne Bildunterschrift. Schlüssel und Zählerstände kommen getrennt, weil sie beim Auszug zahlenmäßig verglichen werden. Bemerkungen, die Sie vor Ort einsprechen, gehören in den Text dieses Zimmers. Beide Parteien unterschreiben. Eine Fotoreihe ohne Beschreibung ist eine Gedächtnisstütze, kein Übergabeprotokoll.

Wer stellt es auf?

Mieter und Vermieter können das Protokoll selbst aufsetzen. Sie können auch gemeinsam eine Fachperson benennen, etwa einen Vermessungsingenieur oder einen Architekten. In Flandern tragen sie die Kosten dieser Fachperson je zur Hälfte, wenn sie diese Wahl treffen. Ein Notar ist nicht Pflicht. Büros, die die Mietakte begleiten, Immobilienbüros, die die Vermietung machen, und Personen, die im Auftrag der Parteien den Rundgang machen, verwenden denselben Protokolltyp.

Welche Arbeitsweise jede Partei in ZitaDescribe folgt, steht auf der Seite nach Zielgruppe. Das Tool ist dasselbe. Der Schwerpunkt unterscheidet sich: Portfolio für ein Immobilienbüro, Unterschrift für ein Notariat, Aufnahme vor Ort für einen Vermessungsingenieur, Schaden und Folgebesuch für einen Architekten.

Flandern, Brüssel und Wallonien

Ein Übergabeprotokoll ist ein belgischer Begriff, die Mietregeln sind aber regional. Die folgenden Fakten zu Frist und geteilten Kosten betreffen Wohnungsmiete in Flandern, so wie die flämische Regierung sie erläutert. Brüssel und Wallonien haben eine eigene Ordonnanz oder ein eigenes Dekret. Nehmen Sie diesen Text für ein Objekt in dieser Region hinzu. Diese Übersicht ist keine Rechtsberatung.

• Vlaanderen.be, Wohnmietvertrag abschließen: ausführliches Übergabeprotokoll, gemeinsam aufzustellen, zu datieren und zu unterschreiben, spätestens im ersten Monat. Die Parteien dürfen eine Fachperson benennen. Diese Kosten werden geteilt.
• Wohnen Brüssel: Wohnen und Miete in der Region Brüssel-Hauptstadt. Der Zustand des Objekts, auf Französisch état des lieux, folgt den Brüsseler Mietregeln.
• Wohnen Wallonien: Wohnen und Miete in Wallonien. Auch dort gehört ein état des lieux zu einem Wohnungsmietvertrag, nach dem wallonischen Rahmen.
• MyRent beim FÖD Finanzen: Mietvertrag und Übergabeprotokoll registrieren lassen. Bei Wohnungsmiete ist diese Registrierung in der Regel kostenlos, wenn das Protokoll zum Vertrag gehört.

Was ein Übergabeprotokoll nicht ist

Das Protokoll ist keine Schätzung der Miete und keine Wertbestimmung des Objekts. Es ist auch kein Vermessungsplan: ein Vermessungsingenieur kann den Zustand beschreiben, das Übergabeprotokoll ersetzt aber keinen Plan mit Flächen. Und es ist kein Urteil darüber, wer einen Schaden zahlen muss. Es hält fest, was am Tag der Aufnahme sichtbar war. Was danach repariert oder ersetzt wird, folgt aus dem Vertrag und, wenn die Parteien sich nicht einigen, aus dem regionalen Mietrecht oder einer Entscheidung. ZitaDescribe hilft, diese Feststellung vollständig und lesbar zu machen. Es entscheidet nicht anstelle der Parteien.

Beispiel für den Aufbau

Ein Protokoll, das die Parteien später noch lesen können, hat immer dasselbe Gerüst. Sie müssen kein Muster eines Kunden übernehmen. Diese Reihenfolge genügt:

1. Adresse, Objekttyp, Parteien, Datum, Region, Einzug oder Auszug.
2. Räume in fester Reihenfolge, zum Beispiel Diele, Wohnraum, Küche, Bad, Schlafzimmer, Abstellraum.
3. Pro Raum eine sachliche Beschreibung und die Fotos, die dazu gehören.
4. Schlüssel, Zählerstände und andere Zählungen.
5. Datum und Unterschrift von Vermieter und Mieter.

ZitaDescribe setzt Foto, eingesprochene Bemerkung und diese Reihenfolge in eine Inspektion. Der KI-Bericht schreibt den Text pro Raum. Sie lesen nach und exportieren das PDF. Wie diese Schritte in der App laufen, steht im Benutzerhandbuch. Wer ein Tool sucht, das das tut, und nicht den rechtlichen Hintergrund, liest weiter auf der Seite zum Übergabeprotokoll-Tool.